Tietosuojaseloste
Päivitetty 30.11.2021
Rekisterinpitäjä
Open Badge Factory Oy
Kiviharjunlenkki 1 E, 90220 Oulu
contact@openbadgefactory.com
(jäljempänä “me” tai “Open Badge Factory”))
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Eric Rousselle
Kiviharjunlenkki 1 E, 90220 Oulu
Puhelin: +358 400 587 373
dataprotection@openbadgefactory.com
Rekisterin nimi
OPEN BADGE -OSAAMISMERKKIPALVELUN ASIAKAS- JA MARKKINOINTIREKISTERI
Mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkuussuhteeseen ja siitä johtuvaan Open Badge Factoryn oikeutettuun etuun tai rekisteröidyn kanssa tehdyn sopimuksen toteuttamiseen sekä suoramarkkinointia koskevaan suostumukseen.
Henkilötietojen käsittelyn perusteet:
- Open Badge -osaamismerkkipalvelun (“Palvelu”) toimittaminen ja kehittäminen
- sopimus- ja muiden lupausten ja velvollisuuksien täyttäminen
- asiakkuuden hoito
- rekisteröidyn toiminnan analysointi ja profilointi
- sähköinen ja suoramarkkinointi
- mainonnan kohdistaminen omissa ja muissa verkkopalveluissa.
Mitkä ovat käsiteltävät tiedot?
Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
- Rekisteröidyn perustiedot: mm. nimi, maa, kieli, käyttäjänimi ja salasana*.
- Rekisteröidyn yhteystiedot: sähköpostiosoite*, puhelinnumero, osoite, kaupunki ja osavaltio tai vastaava.
- Palvelusuhdetta ja sopimusta koskevat tiedot: mm. rekisteröidylle myönnetyt osaamismerkit, käyttäjäprofiilin tiedot ja rekisteröidyn kanssa käyty kirjeenvaihto sekä muut näiden käyttöön liittyvät viittaukset, evästeet ja tiedot.
- Muut rekisteröidyn Palveluun vapaaehtoisesti antamat tiedot: mm. palvelussa käytetty henkilökohtainen esittely ja sosiaalisen median tilien linkit (Facebook, Linkedin, Twitter, Pinterest, Instagram, blogit jne.).
Rekisteröidyn kanssa solmittava sopimussuhde edellyttää tähdellä merkittyjen henkilötietojen antamista sekä evästeiden käytön sallimista käyttäjän selaimessa. Ilman näitä tietoja emme voi tarjota Palvelua.
Mistä saamme tietoja?
Saamme edellä mainitut henkilötiedot pääasiassa rekisteröidyltä itseltään, kun tämä syöttää ne Palveluun.
Saamme rekisteröidyn henkilön sähköpostiosoitteen asiakkaaltamme myönnettävien Open Badge -osaamismerkkien lähettämistä varten. Toimimme tässä suhteessa rekisterinpitäjänä.
Tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin voidaan kerätä ja päivittää henkilötietoja myös julkisista lähteistä sekä viranomaisilta tai muilta kolmansilta tahoilta saatavan tiedon perusteella lain ja säännösten sallimissa rajoissa. Tällaiset tiedot päivitetään käsin tai automaattisesti.
Tietoja saavat tahot ja tietojen lähettäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Muille Palvelun käyttäjille näytetään vain rekisteröidyn käyttäjänimi, jonka tämä voi määrittää itse.
Käsittelemme tietoja itse ja käytämme alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja meidän nimissämme ja puolestamme. Olemme ulkoistaneet tietohallinnon ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka palvelimelle tiedot tallennetaan. Tämä ulkopuolinen palveluntarjoaja vastaa palvelimen suojaamisesta ja hallinnoimisesta.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille pakottavan säännöksen perusteella. Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.
Voimme luovuttaa rekisteröidystä yhdisteltyä ja anonymisoitua tietoa markkinointi-, mainonta-, tutkimus- ja muihin tarkoituksiin sekä vaatimusten täyttämiseksi.
Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Kuinka suojaamme tietoja ja kuinka pitkään säilytämme niitä?
Henkilötiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Tietokantoja ja niiden varmuuskopioita säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain erikseen nimetyillä henkilöillä, esimerkiksi sellaisilla työntekijöillämme, joilla on työnsä puolesta lupa käsitellä asiakkaiden tietoja. Tällaisia henkilöitä ovat palveluntarjoajan asiakaspalvelijat sekä Palvelun tekniset ylläpitäjät. Jokaisella järjestelmän käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa lisätä tietoja Palveluun, muuttaa niitä tai poistaa tietojaan Palvelusta sekä poistaa tilinsä kokonaan. Tilin poistaminen poistaa kaikki rekisteröidyn tiedot Palvelusta.
Säilytämme tietoja niin kauan, kuin se on niiden käyttötarkoituksen kannalta tarpeen. Arvioimme tietojen säilytystarpeen säännöllisesti, ja otamme siinä huomioon asiaa koskevan lainsäädännön. Lisäksi huolehdimme kohtuullisin toimenpitein siitä, ettei rekisterissä säilytetä yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja ottaen huomioon tietojen käyttötarkoituksen.
Henkilötietoja suojataan Code of Conduct for Service Providers käytäntöjen mukaisesti. Code of Conduct of Service Providers on yleinen standardi tutkimus- ja korkeakoulujensektorille yksityisyyden suojaamiseksi.
Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet?
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut henkilötietonsa ja oikeus vaatia tietojen korjaamista tai poistamista. Tämä tapahtuu kirjautumalla Palveluun ja tarkastamalla, muokkaamalla tai poistamalla Palveluun tallennettuja henkilötietoja. Tarvittaessa voi ottaa yhteyttä kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön.
Rekisteröity voi myös perua suoramarkkinointiin antamansa suostumuksensa tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä tai pyytää käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelyn valvontaviranomaiselle.
Rekisteröity voi myös erityisestä henkilökohtaisesta syystä vastustaa profilointia ja muuta itseään koskevaa tietojen käsittelyä, kun tietojen käsittely perustuu asiakkuussuhteeseen. Vaatimuksen yhteydessä tulee eritellä se asiaintila, jonka perusteella käsittelyä vastustaa. Voimme kieltäytyä noudattamasta pyyntöä lain perusteella.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä milloin tahansa maksutta. Tämä sisältää myös profiloinnin silloin, kun sitä käytetään suoramarkkinointiin.
Kehen voit ottaa yhteyttä?
Kaikki tätä tietosuojaselostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee toimittaa kirjallisina tai henkilökohtaisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Tietosuojaselosteen muutokset
Jos tietosuojaselosteeseen tehdään muutoksia, julkaisemme muuttuneen selosteen verkkosivuillamme ja ilmoitamme siinä muutoksen päivämäärän. Olennaisista muutoksista voimme ilmoittaa myös muilla tavoin, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia tai julkaisemalla ilmoituksen verkkosivuillamme. Suosittelemme tarkastamaan tietosuojaperiaatteet ajoittain, jotta saat tiedon muutoksista.